知的財産部全体では約70名が在籍しており、知財に関する方針策定、出願業務、契約、模倣品対策、そして特許分野の調査などを行っています。
そのなかで商標担当は、兼務を含めて5名という少人数で、5,500件以上の商標を管理しています。
ヨーロッパ・アメリカ担当や中国担当など、ざっくりとした地域分けはありますが、足りない部分を補い合いながら協力して調査、出願、他社対応などの実務を進めています。

以前は外部の商標管理システムは導入しておらず、Microsoft AccessやExcel、そして紙のファイルを使って商標を管理していました。
マークアイさんと取引する前（2005年頃）は海外案件がそれほど多くなかったので、その運用でも回せていたのですが……
事業のグローバル展開に伴い海外の商標が増えてくると、それらのファイルだけでは管理が追いつかないという課題が出てきました。
それに加えて、出願時の事前調査結果などの関連ファイルが、共有フォルダや個人のローカルPC、紙ファイルなどに分散していたんです。一つの案件を確認するために複数の場所を探さなければならず、とても非効率でした。

いくつかのシステムを検討していたのですが、「特許管理用のシステムを、商標でも使えるように一部作り替えた」ものが多かったんですよね。それだとやはり、使いにくいなと。
一方で、マークアイさんは「商標専門の会社」であり、提供されている「TMODS®」も商標専用システムである点が大きな魅力でした。
特許の「ついで」ではなく、商標専業ならではの蓄積された知見ですとか、海外代理人との強力なネットワークにも期待しました。
また、紙で長年管理していた過去のデータも含めてTMODS®へのデータ入力業務を代行していただける点など、データベース構築を一からお願いできる体制も心強かったです。
他社では「自社が代理人となった案件しか入力しない」といった制限があることも多いなか、マークアイさんは他事務所の案件も含めてまるごと入力依頼を引き受けてくれたため、システムの立ち上げがとてもスムーズに進みました。

以前の紙を使った管理から完全にデジタル化され、ペーパーレス化が実現しました。特許事務所からの納品物もメールで届き、それをマークアイに転送して入力してもらう運用になっています。
また、国内の商標出願については自社で行っていますが、TMODS®の「電子出願連携機能」と「特許庁データ連携機能」で出願したデータを反映することができるので、手入力する必要がありません。
それに加えてTMODS®には「MiDB」という簡易的なデータベースを作成できる機能もあって、他社への異議申立などの対応も一括管理できるんですよ。
これまでは情報がいろいろなところに分散していたため、過去の経緯を確認するのにも時間がかかっていました。
今では、TMODS®を開けば必要な情報が紐付いた状態で揃っているので、情報を探す時間が大幅に短縮されました。

非常に大きいですね。たとえば、以前はAccessに1件の手続きを入力するのに10分ほどかかっていましたが、その作業が丸ごとなくなるイメージです。
時間短縮だけでなく、データの精度という点でも非常に助かっていますよ。特に外国の登録証は、出願番号なのか登録番号なのかが分かりにくかったり、言語の壁があったりと、自社で入力するとかなりの確率でミスが発生します。そこをマークアイの専門スタッフがミスなく読み取って入力してくれるのはとても心強いですね。
それに、各自で入力するとどうしても「表記ゆれ」が発生しますので、数年後に特定の条件でデータを抽出しようとしても漏れが出てしまうんです。
決まったルールでプロが入力してくれることで、データの検索性が担保され、社内説明や戦略立案に即座に活用できる「生きた資産」になっています。特定の条件で検索・抽出する際の正確性が増し、商標データの活用性が飛躍的に向上したことも大きな効果です。
今となってはTMODS®やマークアイの入力サポートがない状態は考えられません。もし自分たちだけでやらなければならないとしたら、到底回しきれないと思いますよ。

海外代理人からの情報収集が非常に早いんです。たとえば、普段経験がないようなアフリカなどの国で法改正があった際、マークアイに相談すれば現地の実情を踏まえた実践的なアドバイスをもらえます。
「急いで対応すべきか、様子を見るべきか」の判断ができるため、無駄なコストや労力を抑えることができます。
ロゴのバリエーション展開時も、各国代理人に確認を取り、最小限のコストで最大の保護を受けるための効率的な出願戦略を提示してくれるなど、非常に助かっていますよ。

システムの使い勝手の良さはもちろんですが、当社の実務に深く入り込んだ「伴走型」のサポートは、大きな支えになっています。膨大な商標件数に対して人手が足りていない当社の実情をよく理解し、無理のない管理方法やミスのない対応を提案してくれるんですよね。営業担当の方だけでなく、更新や入力の実務担当者とも近い距離で接することができますし、情報共有がスピーディーです。
困りごとをポロッと相談すると、数ヶ月後には具体的な提案として回収してくれる「フットワークの軽さ」も信頼に繋がっています。海外の更新案件で、使用証拠の収集に時間がかかっている時も、代替案をアドバイスしてくれたりするなど、ベストな状態に向かって協力し合えるパートナーだと感じています。

たとえば年に1回、事業展開に応じて権利化が不足している国や区分を確認し、出願を行っています。その際、当社のハウスマークがどの国・どの商品で権利化できているか、課題がどこにあるかを一覧表にして提案いただいています。国数も商品も膨大なため自社だけでは抜け漏れに気づきにくいのですが、商標データを共有しているからこそ有益な提案を受けやすくなっています。
さらに、社内のネーミング担当者向けにセミナーを実施していただくなど、システム面以外でのサポートもしていただいています。日頃からこうしたプラスアルファの支援をいただいているからこそ、いざという時の信頼感も厚いですし、「商標のことで困ったらまずはマークアイさんに聞こう」という雰囲気があります。
実は過去に、約半年間、膨大なグローバル商標をほぼ2名体制で管理しなければならない非常に厳しい時期がありました。その際、マークアイの担当者の方に、商標の専門的な業務に限らず「何か力になれることはありませんか？」と、まるでチームの一員のようにお声がけいただいたことが印象に残っています。
単にシステムを提供するベンダーという枠を超えて、当社の状況を自分事として捉えてくださっている。その安心感があったからこそ、あの苦境を乗り越えられたのだと感じています。

商標管理といっても、単にデータや出願番号を保存するだけでなく、後からコストや出願件数などを分かりやすく出力し、社内説明などに活用できることが重要です。その点、商標専門の項目が揃っているTMODS®は非常に使いやすいシステムだと実感しています。
また、担当者が1〜2名程度の小規模な体制で商標業務を担っている企業にも、マークアイへの相談をおすすめしたいですね。強い売り込みの圧力があるわけではなく、あくまで顧客の状況を踏まえた顧客のメリットになる提案をしてくれるからです。
気軽に相談することで、商標管理はもちろん、ブランド管理についても、解決への道筋がクリアに見えてくると思いますよ。